Das Feature Wiederkehrende Rechnungen erlaubt es Benutzern, automatisch generierte Rechnungen zu erstellen und zu verwalten. Dieses Dokument beschreibt die Funktionen, die Konfiguration und den Arbeitsablauf dieses Features.

Funktionen

1. Erstellen von wiederkehrenden Rechnungen

Benutzer können wiederkehrende Rechnungen erstellen, indem sie die notwendigen Parameter angeben:

• Kunde: Der Kunde, für den die Rechnung ausgestellt wird.
• Erstes Rechnungsdatum: Das Startdatum, ab dem Rechnungen generiert werden.
• Intervall: Das Wiederholungsintervall, wählbar zwischen:
  • Monatlich
  • Vierteljährlich
  • Jährlich
• Versandoption:
  • Automatisch per E-Mail (nur wählbar, wenn der Kunde eine hinterlegte E-Mail-Adresse hat).
  • Erstellung einer Aufgabe zur manuellen Versendung.
• Rechnungsstellung nachfällig oder nicht nachfällig:
  • Nachfällig: Rechnungen beziehen sich auf bereits erbrachte Leistungen.
  • Nicht nachfällig: Rechnungen beziehen sich auf zukünftige Leistungen.

Zusätzlich können folgende Details konfiguriert werden:

• Betreuer: Optional, Der zuständige Mitarbeiter.
• Enddatum: Optional, um den Zeitraum der wiederkehrenden Rechnungen zu begrenzen.
• Zahlungsziel in Tagen: Vorgabe des Zahlungsziels.
• Zusatztext und Fußzeile: Personalisierte Inhalte für die Rechnung.
• Positionen: Die zu berechnenden Artikel oder Dienstleistungen.

2. Bearbeiten und Kopieren von wiederkehrenden Rechnungen

Bereits erstellte wiederkehrende Rechnungen können:

• Bearbeitet werden, um Parameter wie Intervall, Kunde oder Rechnungsdetails zu ändern.
• Kopiert werden, um eine neue Rechnungsvorlage auf Basis bestehender Einstellungen zu erstellen.

3. Aktivieren/Deaktivieren

Wiederkehrende Rechnungen können je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden.

• Aktivieren: Legt ein neues erstes Rechnungsdatum fest.
• Deaktivieren: Stoppt die automatische Erstellung neuer Rechnungen.

4. Automatische Rechnungserstellung

Basierend auf den eingestellten Parametern erstellt das System automatisch Rechnungen zum definierten Intervall. Der Leistungszeitraum wird entsprechend der Einstellung „nachfällig“ oder „nicht nachfällig“ berechnet.

Arbeitsablauf

1. Erstellen einer wiederkehrenden Rechnung

1. Navigieren Sie zu Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen.
2. Klicken Sie auf Neu und geben Sie die erforderlichen Informationen ein (siehe oben).
3. Speichern Sie die Konfiguration.

2. Verwaltung von Rechnungen

Nach dem Speichern wird die wiederkehrende Rechnung in der Übersicht angezeigt. Hier sehen Sie:

• Statistik (z. B. Anzahl unbezahlter Rechnungen).
• Details zur Konfiguration (Intervall, Startdatum, etc.).
• Liste der generierten Rechnungen mit Status (z. B. „offen“ oder „bezahlt“).

3. Automatischer Versand oder Aufgaben

• Bei Auswahl des automatischen Versands: Rechnungen werden direkt an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden gesendet.
• Bei Auswahl „Aufgabe erstellen“: Das System erstellt eine Aufgabe zur manuellen Versendung.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche zur Erstellung und Verwaltung von wiederkehrenden Rechnungen bietet:

• Eine Eingabemaske zur Konfiguration neuer Rechnungen.
• Eine Übersicht der bestehenden wiederkehrenden Rechnungen.
• Eine detaillierte Ansicht einzelner Rechnungen und deren Status.

Screenshots

1. Erstellen einer neuen wiederkehrenden Rechnung

2. Konfiguration der Positionen

3. Übersicht der wiederkehrenden Rechnungen

4. Aktivieren einer Rechnung

Hinweise

• Das Feature steht nur für Mandanten zur Verfügung, die eine entsprechende Tarifstufe haben.
• Der automatische Versand per E-Mail ist nur möglich, wenn für den Kunden eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Fazit

Das Feature „Wiederkehrende Rechnungen“ vereinfacht die automatisierte Rechnungsstellung erheblich und sorgt für eine effiziente Verwaltung wiederkehrender Zahlungsanforderungen. Durch flexible Optionen wie Intervall- und Versandkonfiguration kann es optimal an die Bedürfnisse des Benutzers angepasst werden.