Die Rechnungslegung ist ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens. Hier zeigen wir Ihnen wie Sie in debtory Rechnungen erstellen und verwalten können.
Rechnungen anlegen
Über den Hauptmenüpunkt „Rechnungen“ gelangen sie zur Rechnungsübersicht. Klicken Sie dort auf den Rechnung Button um eine neue Rechnung zu erstellen.
Eine Rechnung besteht im wesentlichen aus diesen Bereichen:
- Kundendaten („Rechnungsempfänger“)
- Kopfdaten („Datum“, „Rechnungsnummer“, „Betreff“, etc..)
- Positionen
- sowie verschiedenen Zusatztexten und Optionen („Zusatztext“, „Fußzeile“, steuerliche Hinweistexte)
Kunde wählen
Jede Rechnung benötigt einen zugehörigen Kunden bzw. Rechnungsempfänger. Sie können über das Eingabefeld Ihre bestehenden Kunden durchsuchen, tippen Sie dazu mindestens 3 Zeichen ein. Sie können sowohl nach dem Namen des Kunden, als auch nach der Kundennummer suchen:
Benötigen Sie erweiterte Filter, können Sie über das Lupe-Symbol die erweiterte Suche öffnen. Hier können Sie nach sämtlichen Kundeneigenschaften suchen.
Haben Sie den gewünschten Kunden gefunden, klicken Sie bitte auf den Eintrag in den Suchergebnissen um ihn auszuwählen. Sie haben hier auch noch die Möglichkeit den Kunden zu bearbeiten und die Rechnungs- oder Lieferadresse zu ändern.
Kopfdaten eingeben
Über die Kopfdaten können Sie das Rechnungsdatum, Zahlungsziel, den Leistungszeitraum und den Betreff festlegen.
Die Rechnungsnummer wird automatisch aus Ihrem Nummernkreis beim Finalisieren der Rechnung vergeben. Um fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken garantieren zu können, werden für Rechnungsentwürfe noch keine Rechnungsnummern aus dem Nummernkreis gezogen. Daher ist das Feld Rechnungsnummer in den Kopfdaten leer. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit hier eine individuelle, von deinem Nummernkreis abweichende, Rechnungsnummer zu vergeben, das System prüft automatisch ob diese bereits existiert.
Rechnungspositionen eingeben
Über das Eingabefeld können Sie Rechnungsposition eingeben. Während Sie tippen werden Vorschläge aus dem Leistungskatalog geladen. Wählen Sie einen Vorschlag aus, werden die im Leistungskatalog hinterlegten Werte (z.B. USt., Einheit, etc.) gesetzt.
Die Auswahl eines Vorschlages aus dem Leistungskatalog ist nicht verpflichtend, Sie können einen beliebigen Text eingeben, bitte beachten Sie, dass diese Produkte dann aber nicht im Leistungskatalog gespeichert werden.
Haben Sie eine Position fertig eingegeben, können Sie über Position hinzufügen eine neue Zeile einfügen:
Detailsuche über Artikelkatalog
Alternativ kann auch der Artikelkatalog über Artikel suchen geöffnet werden. Dies ermöglicht Ihnen Ihren gesamten Artikelkatalog zu durchsuchen und auch mehrere Positionen gleichzeitig in die Rechnung zu übernehmen:
Details zu Rechnungspositionen
Über das Stift-Symbol können Sie weitere Details der Rechnungsposition ausklappen und bearbeiten. An dieser Stelle können Sie z.B. Artikelrabatte, individuelle Steuersätze und die Detailbeschreibung bearbeiten.
Gruppieren von Positionen
Sie können Rechnungspositionen auch beliebig Gruppieren, klicken Sie dazu auf Positionsgruppe hinzufügen und geben Sie den Titel Ihrer Gruppe in das Eingabefeld ein.
Verschieben von Positionen
Wenn Sie Ihre Maus über die Positionsnummern bewegen, können Sie die Rechnungspositionen über die Pfeil-Symbole nach oben oder unten verschieben:
Zusatztexte und Optionen bearbeiten
Neben den allgemeinen Daten zur Rechnung und den Rechnungspositionen haben Sie auch die Möglichkeit Zusatztexte festzulegen und weitere Einstellungen vorzunehmen.
Zusatztexte
Mit den Feldern „Zusatztext“ und „Fußzeile“ können Sie dementsprechende Textbereiche in Ihrer Rechnung befüllen:
Zahlungsmethode festlegen
Über das Dropdown-Feld „Zahlungsmethode“ können Sie die für die Rechnung gewünschte Zahlungsmethode auswählen. Zahlungsmethoden können Sie in den Einstellungen verwalten.
Rechnungsvorschau
Mit dem -Symbol können Sie jederzeit die Rechnungsvorschau einblenden. Die Rechnungsvorschau zeigt Ihnen, wie Ihre Rechnung als PDF Dokument dargestellt wird. Bitte beachten Sie, dass diese Vorschau auf dem Rechnungsentwurf basiert und daher noch keine Rechnungsnummer vergeben wurde.
Rechnung finalisieren
Haben Sie die Bearbeitung deiner Rechnung abgeschlossen, können Sie die Rechnung finalisieren. Finalisieren bedeutet, dass eine Rechnungsnummer aus Ihrem Nummernkreis gezogen wird und Sie die Rechnung nicht mehr bearbeiten können. Erst wenn Ihre Rechnung finalisiert ist, können Sie sie an Kunden senden und Zahlungen einbuchen.
Möchten Sie die Rechnung noch nicht finalisieren und später fertigstellen, dann klicken Sie auf den „Speichern“ Button. So bleibt die Rechnung im Status „Entwurf„.
In der oberen Menüleiste der Rechnungsansicht können Sie die Rechnung versenden, kopieren, stornieren oder ein Mahnverfahren starten.
Über die Tabs „Zahlungen“ und „E-Mails“ können Sie Zahlungen verwalten und mit Ihren Kunden über den integrieren E-Mail Dienst kommunizieren.
