Notiz-Feature: Verwaltung von Notizen und Kommentaren

Überblick

Das Notiz-Feature ermöglicht es Ihnen, wichtige Informationen und Kommentare direkt zu Ihren Datensätzen zu erfassen und zu verwalten. Notizen können zu folgenden Bereichen erstellt werden:

• Kunden
• Rechnungen
• Gutschriften
• Mahnverfahren

Neue Notiz erstellen

Grundlegende Erstellung

Um eine neue Notiz zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „NEUE NOTIZ“ (gelbe Schaltfläche) im entsprechenden Bereich.

Notiz-Eigenschaften konfigurieren

Bei der Erstellung einer Notiz können Sie folgende Eigenschaften festlegen:

Kategorisierung

• Intern: Die Notiz ist nur für interne Zwecke sichtbar
• Extern: Die Notiz kann auch für externe Kommunikation verwendet werden

Ordner-Zuweisung (tarifabhängig)

Falls Ihr Tarif die Notiz-Ordner-Funktionalität beinhaltet, können Sie Notizen den von Ihnen konfigurierten Ordnern zuweisen. Wählen Sie hierzu den gewünschten Ordner aus der Dropdown-Liste aus.

Wichtigkeits-Status

Sie können Notizen als wichtig markieren, um deren Priorität hervorzuheben. (Rufzeichen-Symbol)

Notizen verwalten

Notiz-Übersicht

Alle Notizen werden in einer chronologischen Übersicht angezeigt. Jede Notiz zeigt folgende Informationen:

• Autor und Bearbeitungsstand
• Kategorie (Intern/Extern)
• Erstellungsdatum
• Notizinhalt
• Angehängte Dateien (falls vorhanden)

Notizen bearbeiten

Als Ersteller einer Notiz haben Sie folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Bearbeiten: Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um den Inhalt der Notiz zu ändern
• Als gelöst markieren: Markieren Sie erledigte Notizen als „GELÖST“
• Gelöst-Status rückgängig machen: Entfernen Sie die Gelöst-Markierung bei Bedarf

Gelöste Notizen

Gelöste Notizen werden mit einem entsprechenden Status gekennzeichnet und können über die Schaltfläche „Gelöst-Markierung aufheben“ wieder aktiviert werden.

Anhänge verwalten

Dateien hochladen

Zu jeder Notiz können Sie Anhänge in verschiedenen Formaten hinzufügen:

• PDF-Dokumente
• Excel-Dateien
• Word-Dokumente
• Bilddateien
• Weitere unterstützte Dateiformate

Klicken Sie auf „ANHÄNGE HINZUFÜGEN…“, um Dateien von Ihrem Computer auszuwählen und hochzuladen.

Anhänge anzeigen

Hochgeladene Anhänge werden unterhalb der Notiz angezeigt und können direkt geöffnet oder heruntergeladen werden.

Kommentarsystem

Kommentare erstellen

Alle Systemnutzer können zu bestehenden Notizen Kommentare hinzufügen. Verwenden Sie hierzu das Kommentarfeld unterhalb jeder Notiz.

Kommentare verwalten

Als Verfasser eines Kommentars können Sie:

• Kommentare bearbeiten: Nachträgliche Änderungen am Kommentarinhalt vornehmen
• Kommentare löschen: Nicht mehr benötigte Kommentare entfernen

Kommentar-Übersicht

Alle Kommentare werden chronologisch unter der entsprechenden Notiz angezeigt und zeigen den Autor sowie das Erstellungsdatum an.

Erweiterte Ansichten

Dialog-Ansicht

In der erweiterten Dialog-Ansicht erhalten Sie eine umfassende Übersicht über alle Notizen mit zusätzlichen Filtermöglichkeiten nach Kategorien (Intern, Extern, Wichtig).

Seitenpanel

Das Notiz-System ist auch über ein Seitenpanel zugänglich, welches eine kompakte Übersicht aller relevanten Notizen bietet.

Best Practices

Strukturierte Notizführung

• Verwenden Sie aussagekräftige Titel und Beschreibungen
• Nutzen Sie die Kategorisierung (Intern/Extern) systematisch
• Markieren Sie wichtige Notizen entsprechend

Kollaboration

• Nutzen Sie Kommentare für den Dialog zwischen Teammitgliedern
• Markieren Sie Notizen als gelöst, sobald die entsprechenden Aufgaben erledigt sind

Dateiverwaltung

• Fügen Sie relevante Dokumente als Anhänge hinzu
• Verwenden Sie eindeutige Dateinamen für bessere Übersichtlichkeit

Troubleshooting

Falls Sie Probleme beim Erstellen oder Bearbeiten von Notizen haben, überprüfen Sie bitte:

• Ihre Berechtigung für den entsprechenden Datensatz
• Die Verfügbarkeit der Notiz-Ordner-Funktionalität in Ihrem Tarif
• Die maximale Dateigröße für Anhänge

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an den Support.