Mit Hilfe der integrierten Kundenkommunikation, können Sie direkt aus debtory mit Ihren Kunden kommunizieren. E-Mails und Anhänge werden automatisch zu Rechnungen, Mahnverfahren und Kunden zugeordnet.
E-Mails schreiben
Bei Rechnungen, Mahnverfahren und Kunden finden Sie die E-Mail Anwendung im Tab „E-Mails“. Dort können Sie neue E-Mails schreiben und Ihr Postfach verwalten.
Haben Sie zum Beispiel eine Rechnung per E-Mail aus debtory heraus versendet, sehen Sie diese im Tab „Ausgehende“:
E-Mail Status / Lesebestätigung
Wenn Sie eine E-Mail versendet haben, können Sie über die E-Mail Historie nachverfolgen ob Ihre E-Mail zugestellt wurde. Diese Zustellbestätigung wird automatisch vom E-Mail Server des Empfängers an debtory übermittelt.
Sofern es der Empfänger erlaubt und die verwendete E-Mail Software dies unterstützt, kann auch nachverfolgt werden, ob der Empfänger deine Nachricht gelesen hat.
Status Icons für ausgehende Nachrichten
| ✔️ (grau) | Die Nachricht wurde von debtory erfolgreich gesendet. |
| ✔️✔️ (grau) | Der Empfang der Nachricht wurde vom Empfänger-Server bestätigt. |
| ✔️✔️ (blau) | Der Empfänger hat die Nachricht gelesen. |
Zuordnung von E-Mails
Über Kennungen in der Betreffzeile und einer versteckten Kennung im Text der E-Mails kann das System E-Mails zu Ihren Rechnungen, Mahnverfahren und Kunden zugeordnet werden. Ihre Kunden können also jederzeit auf Ihre Nachrichten antworten.
Nicht zuordenbare E-Mails
Damit garantiert werden kann, dass Nachrichten nicht verschwinden und nur bei Ihnen landen, wird jedem debtory Kunden eine eindeutige E-Mail Adresse bei der Erstellung seines Accounts zugewiesen.
Wird beim Antworten auf E-Mails die Betreffzeile verändert und der versteckte Text aus der ursprünglichen E-Mail gelöscht, kann debtory die Nachricht zwar nicht mehr zu einer Rechnung, einem Mahnverfahren oder einem Kunden zuordnen, jedoch wird sie trotzdem zugestellt und Sie haben die Möglichkeit sie manuell zuzuordnen.
Dazu aktivieren Sie „Nicht zugeordnete anzeigen“ und wählen die entsprechene E-Mail aus. Mit einem Klick auf den Banner-Text können Sie die E-Mail zur aktuell geöffneten Rechnung, dem aktuell geöffneten Mahnverfahren oder dem aktuell geöffneten Kunden zuordnen.
