Veränderungen bei gebuchten Zahlungen, insbesondere bei Änderungen des Buchungsdatums, sind eine große Herausforderung für die Nachvollziehbarkeit. Was es dabei zu beachten gibt und wie debtory Sie dabei unterstützt können Sie in diesem Artikel nachlesen.
Änderungen von gebuchten Zahlungen bei Rechnungen
Änderungen bei Rechnungszahlungen sind wenig problematisch. Sie können die Zahlungen beliebig verändern, debtory passt den Status der Rechnung automatisch an. Bitte beachten Sie, dass Rechnungen im Folgemonat der letzten Änderung gesperrt werden und Sie dann keine Änderungen mehr vornehmen können.
Gibt es für eine Rechnung ein Mahnverfahren müssen Sie die Zahlungen im entsprechenden Mahnverfahren einbuchen, eine Buchung von Zahlungen zur Rechnung ist dann nicht mehr möglich.
Ändern Sie eine vollständig bezahlte Rechnung so ab, dass diese nun nicht mehr vollständig bezahlt ist und ist das Fälligkeitsdatum + Kulanzfrist bereits überschritten, wird beim nächsten Buchungslauf automatisch ein Mahnverfahren erstellt.
Änderungen von gebuchten Zahlungen im Mahnverfahren
Änderungen von Zahlungen im Mahnverfahren sind sehr komplex und sollten vermieden werden. Sollten Sie auf Grund eines Buchungs- oder Tippfehlers trotzdem Änderungen vornehmen müssen unterstützt Sie das System und nimmt entsprechende Korrekturbuchungen vor.
Für jede Änderung die Sie an den Zahlungen im Mahnverfahren vornehmen, wird das Konto des Mahnverfahrens neu berechnet. Dies hat, je nach Art der Änderung, Auswirkungen auf die bisher eingebuchten Mahnspesen und Zinsen.
Wenn ein Akt aufgrund von einer Änderung bei den Zahlungen (neue Zahlung, Betrag/Zahlungsdatum verändert wegen Irrtum oder verspäteter Zuordnung) zu einem Zeitpunkt vollständig bezahlt war, aber es Nebenforderungen/Verzugszinsen nach diesem Zeitpunkt gibt werden diese automatisch ausgebucht, da sie nicht erstellt hätten werden dürfen. Hauptforderungen werde nie automatisch ausgebucht.
Beispiel: Eine Zahlung wird verspätet erfasst
Im folgenden Beispiel wurde die Rechnung „R209“ mit Rechnungsbetrag € 4,80 und Fälligkeitsdatum 31.10.2022 zum Fälligkeitsdatum in ein Mahnverfahren umgewandelt.
Am 6.7.2022 ging eine Zahlung ein, welche aber erst am 11.11.2022 in debtory eingebucht wurde. Bis zum 11.11.2022 wurden allerdings Mahnungen versendet und Mahnspesen verbucht.
Diese wären bei korrekter und zeitnaher Zuordnung der Zahlung allerdings nicht versendet worden, da der Akt mit 6.7.2022 vollständig bezahlt war. Daher werden alle Nebenforderungen nach 6.7.2022 mit dem jeweiligen Fälligkeitsdatum ausgebucht.
Diese Korrekturbuchungen werden mit dem Buchungstext „Ausbuchung“ gekennzeichnet.
Überbezahlungen
Eine Überbezahlung bei einem Mahnverfahren oder einer Rechnung entsteht dann, wenn zu einem Zeitpunkt die Summe der Zahlungen größer ist als die Summe der Forderungen.
Der Betrag dieser Überbezahlung ist die Differenz zwischen Zahlungs- und Forderungssumme zum Bezugszeitpunkt. Für diesen Betrag wird auf dem Überbezahlungskonto des Mahnverfahrens oder der Rechnung ein Datensatz erstellt. Sollte aufgrund von Änderungen bei den Zahlungen die Überbezahlung verringert werden oder nicht mehr existieren werden dementsprechende Korrekturbuchungen auf dem Überbezahlungskonto des Mahnverfahrens oder der Rechnung erstellt.
Überbezahlungen von Mahnverfahren und Rechnungen können Sie entweder dafür nutzen, um andere ausstehende Forderungen desselben Kunden zu begleichen, oder eine Gutschrift für den Betrag der gesamten Überbezahlung eines Mahnverfahrens oder einer Rechnung zu erstellen.
Um eine Überbezahlung in einem der beiden Wege zu benutzen, muss die Rechnung oder das Mahnverfahren gesperrt werden. Wenn ein Mahnverfahren oder eine Rechnung gesperrt ist, können Sie keine wesentlichen Änderungen (z.B. Status, Zahlungen usw.) mehr vornehmen. Sie können aber weiterhin E-Mails, Notizen, interne Kommentare, etc. erstellen und bearbeiten.
Ein Datensatz wird automatisch im Folgemonat nach der letzten Änderung an den Zahlungen oder Forderungen (Zahlung/Forderung erstellt, gelöscht, oder Betrag, Zahlungsdatum/Fälligkeitsdatum verändert) gesperrt. Stichtag ist dafür immer der 1. eines jeden Monats.
Sie haben die Möglichkeit einen überbezahlten Datensatz vorzeitig zu sperren (z.B.: Kunde verlangt die Überbezahlung einer anderen Rechnung zur Tilgung einer neuen Rechnung zu benutzen).
