Die Gutschriftslegung ist ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens. Hier zeigen wir Ihnen wie Sie in debtory Gutschriften erstellen und verwalten können.
Gutschriften anlegen
Über den Hauptmenüpunkt „Gutschriften“ gelangen sie zur Gutschriftsübersicht. Klicken Sie dort auf den Gutschrift Button um eine neue Gutschrift zu erstellen.
Eine Gutschrift besteht im wesentlichen aus diesen Bereichen:
- Rechnungsbezug (falls vorhanden)
- Kundendaten („Empfänger“)
- Kopfdaten („Datum“, „Gutschriftsnummer“, „Betreff“, etc..)
- Positionen
- sowie verschiedenen Zusatztexten und Optionen („Zusatztext“, „Fußzeile“)
Rechnungsbezug
Rechnungspositionen wählen
Nachdem Sie einen Rechnungsbezug ausgewählt haben, können Sie sich entscheiden welche Positionen aus der Rechnung in die Gutschrift übernommen werden sollen. Wenn Sie keine spezifischen Positionen übernehmen möchten, können Sie den Dialog mit einem Klick auf „Abbrechen“ schließen.
Wenn Sie Positionen ausgewählt haben und auf Hinzufügengeklickt haben, werden die Positionen wie im folgenden Bild hinzugefügt.
Kunde wählen
Jede Gutschrift benötigt einen zugehörigen Kunden bzw. Empfänger. Sie können über das Eingabefeld Ihre bestehenden Kunden durchsuchen, tippen Sie dazu mindestens 3 Zeichen ein. Sie können sowohl nach dem Namen des Kunden, als auch nach der Kundennummer suchen.
Schnellsuche
Detailsuche
Benötigen Sie erweiterte Filter, können Sie über das Lupe-Symbol die erweiterte Suche öffnen. Hier können Sie nach sämtlichen Kundeneigenschaften suchen.
Haben Sie den gewünschten Kunden gefunden, klicken Sie bitte auf den Eintrag in den Suchergebnissen um ihn auszuwählen. Sie haben hier auch noch die Möglichkeit den Kunden zu bearbeiten und die Rechnungs- oder Lieferadresse zu ändern.
Kopfdaten eingeben
Über die Kopfdaten können Sie das Gutschriftsdatum und den Betreff festlegen.
Die Gutschriftsnummer wird automatisch aus Ihrem Nummernkreis beim Finalisieren der Gutschrift vergeben. Um fortlaufende Gutschriftsnummern ohne Lücken garantieren zu können, werden für Gutschriftsentwürfe noch keine Gutschriftsnummern aus dem Nummernkreis gezogen. Daher ist das Feld Gutschriftsnummer in den Kopfdaten leer. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit hier eine individuelle, von deinem Nummernkreis abweichende, Gutschriftsnummer zu vergeben, das System prüft automatisch ob diese bereits existiert.
Gutschriftspositionen eingeben
Über das Eingabefeld können Sie Gutschriftsposition eingeben. Während Sie tippen werden Vorschläge aus dem Leistungskatalog geladen. Wählen Sie einen Vorschlag aus, werden die im Leistungskatalog hinterlegten Werte (z.B. USt., Einheit, etc.) gesetzt.
Die Auswahl eines Vorschlages aus dem Leistungskatalog ist nicht verpflichtend, Sie können einen beliebigen Text eingeben, bitte beachten Sie, dass diese Produkte dann aber nicht im Leistungskatalog gespeichert werden.
Haben Sie eine Position fertig eingegeben, können Sie über Position eine neue Zeile einfügen.
Detailsuche über Artikelkatalog
Alternativ kann auch der Artikelkatalog über Artikel suchen geöffnet werden. Dies ermöglicht Ihnen Ihren gesamten Artikelkatalog zu durchsuchen und auch mehrere Positionen gleichzeitig in die Gutshrift zu übernehmen:
Details zu Gutschriftspositionen
Über das Stift-Symbol können Sie weitere Details der Gutschriftsposition ausklappen und bearbeiten. An dieser Stelle können Sie z.B. Artikelrabatte, individuelle Steuersätze und die Detailbeschreibung bearbeiten.
Gruppieren von Positionen
Sie können Gutschriftspositionen auch beliebig Gruppieren, klicken Sie dazu auf Positionsgruppe hinzufügen und geben Sie den Titel Ihrer Gruppe in das Eingabefeld ein.
Verschieben von Positionen
Wenn Sie Ihre Maus über die Positionsnummern bewegen, können Sie die Gutschriftspositionen über die Pfeil-Symbole nach oben oder unten verschieben:
Zusatztexte bearbeiten
Neben den allgemeinen Daten zur Gutschrift und den Gutschriftspositionen haben Sie auch die Möglichkeit Zusatztexte festzulegen.
Mit den Feldern „Zusatztext“ und „Fußzeile“ können Sie dementsprechende Textbereiche in Ihrer Gutschrift befüllen:
Gutschriftsvorschau
Mit dem -Symbol können Sie jederzeit die Gutschriftsvorschau einblenden. Die Gutschriftsvorschau zeigt Ihnen, wie Ihre Gutschrift als PDF Dokument dargestellt wird. Bitte beachten Sie, dass diese Vorschau auf dem Gutschriftsentwurf basiert und daher noch keine Gutschriftsnummer vergeben wurde.
Gutschrift finalisieren
Haben Sie die Bearbeitung deiner Gutschrift abgeschlossen, können Sie die Gutschrift finalisieren. Finalisieren bedeutet, dass eine Gutschriftsnummer aus Ihrem Nummernkreis gezogen wird und Sie die Gutschrift nicht mehr bearbeiten können. Erst wenn Ihre Gutschrift finalisiert ist, können Sie sie an Kunden senden und Zahlungen einbuchen.
Möchten Sie die Gutschrift noch nicht finalisieren und später fertigstellen, dann klicken Sie auf den „Speichern“ Button. So bleibt die Gutschrift im Status „Entwurf„.
In der oberen Menüleiste der Gutschriftsansicht können Sie die Gutschrift versenden, kopieren, stornieren oder für den Steuerberaterbereicht freigeben.
Über das Tab „E-Mails“ können Sie Zahlungen verwalten und mit Ihren Kunden über den integrieren E-Mail Dienst kommunizieren.
