Leider kommt es im Geschäftsleben immer wieder vor, dass Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden – mit debtory müssen Sie Ihrem Geld nicht mehr hinterherlaufen. Die vollautomatischen Mahnverfahren erledigen das für Sie.
Welche Rechnungen werden automatisch gemahnt?
Mahnverfahren werden dann automatisch gestartet wenn:
- der jeweilige debtory-Tarif das Feature „automatische Mahnungen“ enthält UND
- der automatische Mahnlauf aktiviert ist UND
- die Rechnung versendet wurde UND
- die Fälligkeit zuzüglich der konfigurierbaren Kulanzfrist überschritten wurde.
Übersicht eines Mahnverfahrens
Wenn eine Rechnung gemahnt werden soll, wird zu der Rechnung ein Mahnverfahren erstellt. Ein Mahnverfahren enthält alle wichtigen Dokumente, Mahnaktionen und Konten die zur Abwicklung erforderlich sind.
1 Navigationsmöglichkeit zur Ursprungsrechnung
2 Überblick über offene und bezahlte Forderungen, sowie weitere Statistiken und Metadaten
3 Werkzeugleiste
3 Werkzeugleiste
In der Werkzeugleiste sind wichtige Aktionen des Mahnverfahrens untergebracht:
Verzugszinsenberechnung aktivieren/deaktivieren
Mit diesem Schalter kann die Verzugszinsenberechnung eines laufenden Mahnverfahrens pausiert werden.
Dieser Schalter hat keine Auswirkung wenn die Verzugszinsenberechnung im Prozess deaktiviert wurde. Es ist dann auch kein „Opt-In“ in die Verzugszinsenberechnung möglich.
Wird die Verzugszinsenberechnung pausiert, werden ab dem Tag der Deaktivierung, keine Verzugszinsen berechnet.
Wird die Berechnung wieder aktiviert, werden die Verzugszinsen ab dem Tag der Aktivierung wieder berechnet – es erfolgt keine rückwirkende Berechnung.
Hinweis für Power-User
Im Mahnprozess gibt es eine Mahnaktion die die Verzugszinsenberechnung für ein Mahnverfahren zu einem bestimmten Zeitpunkt startet. Diese Mahnaktion wird als „Verzugszinsenberechnung starten“ in den Mahnaktionen angezeigt. Wird die Verzugszinsenberechnung vor diesem Zeitpunkt über diesen Schalter deaktiviert und wieder aktiviert wird das ursprüngliche Verhalten wiederhergestellt. Das bedeutet, dass es in diesem speziellen Fall – je nach Einstellungen im Mahnprozess – doch zu einer rückwirkenden Berechnung der Verzugszinsen kommen kann.
Mahnverfahren pausieren
Der Mahnprozess wird pausiert. Es werden keine Mahnaktionen ausgeführt. Die Verzugszinsenberechnung läuft jedoch weiter.
Mahnprozess neu starten
Der Mahnprozess eines pausierten Mahnverfahrens wird wieder gestartet. Der Prozess wird am aktuellen Tag mit der nächsten noch nicht ausgeführten Mahnaktion wieder aufgenommen. Das Datum der restlichen Mahnschritte wird aktualisiert, die ursprünglich vorgegebenen Zeitabstände zwischen den Mahnaktionen bleiben erhalten (z.B. die dritte Mahnung wird 30 Tage nach der zweiten versendet).
Als erfolgreich abgeschlossen markieren
Das Mahnverfahren wird beendet und der Status wird auf Erfolgreich abgeschlossen gesetzt. Eventuell noch offene Forderungen werden als uneinbringlich ausgebucht.
Als uneinbringlich markieren
Das Mahnverfahren wird beendet und der Status wird auf Uneinbringlich gesetzt. Die offenen Forderungen werden als uneinbringlich ausgebucht.
Mahnverfahren reaktivieren
Ein beendetes Mahnverfahren kann reaktiviert werden. Eventuell offene Mahnaktionen werden mit aktualisiertem Datum wieder aufgenommen.
